HRoot专访安永大中华区人力资源总监黄爱丽女士

首页 > 访谈   发布机构: HRoot  2020-05-12 12:01

为了更好地应对疫情对企业管理带来的影响,了解人力资源管理视角下疫情对企业运营与增长的影响程度,剖析当下企业所面临的挑战与机遇,探寻可行的解决策略,HRoot旗下《人力资本管理》杂志邀请了数十位人力资源高管从人力资源管理的角度,谈谈HR的当务之急以及如何帮助企业转危为机。

安永:COVID-19危机下的HR防“疫”应变

为支持湖北等地的疫情防控工作,安永依托其在全球的服务网络,紧急启动重点抗疫医疗物资的采购工作与运送安排,此项举措得到了世界各地员工的积极支持与配合。

在医疗物资极度紧张的情况下,安永通过全球服务网络从美国、加拿大、比利时、捷克等多国采购医疗物资,至今已筹措逾206,000件,包括医用口罩(N95/FFP2/FFP3)、护目镜、防护服、医用手套等,支持中国一线的疫情防控工作。

在安永积极参与疫情防控的过程中,HR团队采取了哪些切实有效的措施帮助企业和员工从容应对危机?我们就此采访了安永大中华区人力资源总监黄爱丽女士(Alice Wong),聊一聊安永HR团队的战“疫”故事。

敏捷响应,迅速行动

本次疫情来势迅猛、波及面广,与每一个人都息息相关。Alice坦言,2020的农历新年过得很不一样,相信所有HR从业人员都能感同身受。

疫情发生后,安永迅速成立了由组织主要负责人、各业务/职能主管负责人参与的组织疫情管控应急工作小组。

在Alice看来,扁平的架构让HR可以迅速审视、更新组织差旅、风险防控等方面的措施,通过有效的内部沟通模式,开展多轮员工健康及出行信息的采集工作,确保各地办公室全面动态地掌握员工的实际情况,如出现问题,将立即启动危机应急预案处理流程。

 “同时,我们采取邮件、微信公众号、公告栏、滚动电子屏等多种沟通方式,建立了一套因时间紧迫须在最短时间内作出快速反应的应对决策机制,缓解了春节假期人手不足、信息不畅的压力,有效地整合和配置内部和外部资源,有序地进行员工安全防范知识的宣传和引导工作,确保国家和各地政府最新的疫情防控政策沟通落实到位。”

Alice向我们介绍,从各地陆续复工后,安永鼓励员工在疫情期间采取灵活工作方式,本着“确为需要”原则来安排在办公室和客户现场工作的时间和人员;利用线上会议及移动信息技术,采取连线视频或语音会议等形式与客户保持沟通、推进工作;取消、暂缓组织国际商旅,减少不必要的出行。对于确实必要的差旅,员工需事先提交详细出差计划,安永实时追踪记录员工所处城市,为员工提供必要的个人防护用具和防护指引。

对于需要在办公室工作的员工,安永严格执行办公场所安全标准,包括加强对办公环境的管理,做好办公室清洁、通风及消毒工作以确保符合卫生要求;准备一次性医用口罩、酒精棉、消毒液、免洗洗手液、红外线测温设备等必要的防护物资供员工使用;要求所有人员进出办公场所须佩戴口罩,体温测量合格者方可进入,并通过倡导员工错峰上下班、自带餐食等方式降低风险,还为员工准备健康暖心包来帮助大家更加从容地应对各种环境。

安永通过员工关爱计划(Employee Assistance Program),为员工及家人提供防疫心理辅导与支持,鼓励员工保持平和、理性、乐观的心态,积极应对疫情给生活和工作带来的变化。

及时沟通,有效对接  

当信息通过各种渠道蜂拥而至,如何理清思路?在做出快速和正确的决策后,如何敦促决策精准落实到位?如何对员工开展及时有效的沟通呢?

在安永,不同部门的需求存在很大差异,Alice认为面对危机,HR最重要的作用就是及时沟通,有效对接。

首先,HR与业务部门沟通,了解他们的需求,然后制定相应的措施帮助业务部门。

受疫情的影响,HR暂停了原定的雇主品牌宣传活动,及时了解分析疫情下业务部门的人员需求,帮助其重新调整招聘计划;一些受疫情影响而停滞的项目,HR帮助业务部门对人员进行重新配置。

“这次疫情也是一个契机,加强了HR与业务部门的紧密沟通,协助业务部门进行人力诊断。面对危机,HR还需要做好招聘与资源配置管理,与业务部门沟通,讨论因疫情影响对发展战略的可能调整因素,做好人员需求及供给分析和预测。” Alice补充道。

 “另外,HR一直密切关注近期针对疫情出台的减税降社保费、金融服务、租金减免、稳岗就业培训补助等政策,尤其很多地方相关部门还没出台执行细则,HR主动联系并直接给予建议,这有助于加速申请和批复进程,加快企业复工复产步伐。”

其次,HR与员工及时沟通,帮助业务部门提升员工远程办公的效率。

据Alice介绍,除了湖北地区以外,安永各地办公室基本上都已复工,鉴于不同的工作需求,有员工是在远程办公,场外交付,也有员工已经回办公室或在客户现场办公。如何对远程办公的同事进行管理?如何提升员工的工作效率?这些都是摆在企业面前的难题。

在Alice看来,沟通其实就是管理员工,“疫情期间,由于大家在家办公,业务部门不了解如何关心和管理在家办公的同事。HR就向业务部门提供远程办公员工管理的可行性建议,通过此次疫情,协助中层管理人员学习并尝试如何进行部门‘远程管理’。另外,线上的灵活办公模式也促使我们反思关于组织真正的人员用工的需求规模以及用工方式。此次疫情也是对灵活办公的一次验收,透过大规模的远程办公,我们在体验到科技带来便利的同时,也看到其对中层管理者应对远程管理的不适应及挑战。这也为HR提供了新的契机,重新思考未来用人配置及用工方式,如何能通过科技及有效管理来调度资源,提升生产力。”

再次,面对突发和异常的状况,HR快速反应、及时沟通并予以解决。

Alice举了一个例子,2月初,有位员工在重庆做项目,虽然他已经在重庆当地工作了一段时间,但因其身份证归属地是武汉而被进行隔离。面对这种情况,HR在第一时间联系到该员工,找到其被隔离地方,并在该员工被隔离的20天内与其保持联系和提供帮助,同时也通过内部沟通宣传平台提醒安永员工注意与身份证所属地相关隔离政策的要求,减少因此带来的出行不便,配合政府防控要求。目前中国的疫情趋于稳定,未来部分外籍员工返回中国之后,HR也将会一对一帮助他们做好防疫,确保他们安全回到工作岗位。

随着全球疫情蔓延,Alice的工作中也多了一项重要任务,必须与安永全球各地分支机构做好沟通,帮助国外的同事共同抗疫。“最近,我收到来自新加坡、菲律宾、马来西亚、美国等不同国家的HR同事的邮件,他们想了解中国区的防疫防控管理经验。鉴于目前中国抗疫取得了阶段性的成果,我们也不遗余力地分享在防疫方面的实操经验,帮助国外的同事更好地应对疫情带来的冲击。”

面对危机,修炼HR “战斗力”

疫情打断了我们原有的工作和生活的节奏,也改变了我们既有的思维方式和习惯,这给HR带来了新课题、新反思。HR如何助力企业应对危机时期带来的挑战?Alice给同行小伙伴提出了几点建议:

第一,修炼判断应变能力。

据Alice介绍,这次的危机涉及到大中华区29个办公室,因为各地政策发布的时间及规定各不相同,业务部门急需明确复工安排来进行人员的配置。

例如,由于复工时间调整,工资支付和休假的问题, HR需要多方了解、全面解读相关的法律法规,便于后期与管理层和业务部门沟通,以及向员工传达准确信息,避免内部产生不必要的信息误读,提供法律依据和专业观点。因此,HR在专业方面需要培养敏锐的判断应变能力。

第二,修炼沟通能力。

HR需要和管理层及时沟通评估疫情的影响,明确工作任务和方向。如何将决策落实到位,在与业务/职能部分的协同分工,与员工的及时沟通,促进组织资源的合理使用和调配等过程中,HR都承担着至关重要的桥梁作用。

Alice以2月10日是否正式复工为例,在按照国家统一规定复工的基础上,参照各地不同情况,HR与组织管理层进行讨论,以保障员工的安全与健康为第一要务,各地办公室从各自实际情况安排复工,鼓励灵活办公方式。

第三,修炼未来竞争能力。

Alice一直鼓励团队成员要保持好奇心,主动学习,在工作中大胆尝试,不断地提升个人在职场未来的竞争力。在疫情期间,为了让员工及时了解最新的抗疫信息,Alice带领团队以H5的方式设计了EY抗疫一点通,透过社交媒体快速地通知到每一位员工。这一个举措受到员工的欢迎,好评如潮,这让Alice为团队感到自豪。

第四,修炼公共协调能力。

Alice深有感触的是,面对危机, HR如何在变化中寻找到开展工作的至高点,对内协调各业务部门,和职能部门通力合作,给员工关怀和安全保障,帮员工排忧解难,调动员工的工作积极性,提升组织在员工心目中的雇主品牌形象;对外精准对接当地政府部门、行业监管部门,决策出适合自己企业的工作安排和指导。这对HR的公共协调能力提出更高要求。

新冠疫情全球爆发后,下一阶段全球经济大环境的走向仍不明朗,这也意味着未来全球经济可能出现下滑。如何应对,在Alice看来,HR需要更多的思考和准备,在人力决策的过程中,既要考虑短期对工作方式和内容的影响,也要考虑长期对组织业务和组织发展的影响,以帮助企业应对危机带来的挑战。她认为企业在未来招聘时会更加谨慎保守,危机也将加快企业自动化和数字化转型、员工灵活工作方式、零工经济的发展和进程。因此,HR自身要有自我迭代能力,才能顺势而为,抓住契机,借助新技术和技能,支撑起组织革新,促进组织机制升级与持续迭代。

(撰文:彭海燕)

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